LE GE OPEP RECRUTE UN·E ASSISTANT·E ADMINISTRATION ET FORMATION

Nous recrutons un∙e Assistant·e administration et formation pour une mise à disposition en temps partagé
auprès de nos adhérents :
L’association Envirobat Occitanie – réseau d’acteurs et centre de ressources de la construction et de l’aménagement durables – a pour mission d’accompagner l’évolution des pratiques des professionnel·les de la construction et de l’aménagement dans les enjeux de la transition énergétique et écologique. www.envirobat-oc.fr.

L’association La Petite s’implique depuis 19 ans dans l’action positive en faveur de l’égalité des genres dans une perspective féministe et intersectionnelle. Outre son activité de diffusion des musiques électroniques (soirées et festival Girls Don’t Cry) et ses ateliers d’insertion sociale et professionnelle des femmes, l’association développe actuellement sur le plan national son pôle formation et carrières. www.lapetite.fr

Missions :

Au sein des équipes et en appui des responsables administratifs, de production et de formation, l’Assistant·e administration et formation assure le suivi administratif et commercial des formations professionnelles et le soutien à l’administration générale.

Suivi administratif et commercial des formations :
– Effectuer l’accueil téléphonique : renseigner sur l’offre de formation, les démarches et modalités d’inscription, de prise en charge, les pré-requis
– Assurer l’ensemble du suivi administratif des actions de formation en conformité avec Qualiopi : devis, inscriptions, conventions, facturation, bilans…
– Suivre les dossiers de financement avec les OPCO
– Gérer la logistique générale des formations en présentiel et en distanciel : réservation de salles, envoi de feuilles de route, lien de connexion, révision du matériel disponible en salle, accueil des intervenant·es et des stagiaires, documentation, émargements…
– Mettre à jour l’outil de suivi des formations (participant·es, prospects, formateur·ices)
– Participer à l’élaboration du bilan pédagogique et financier annuel

Soutien à l’administration générale :
– Effectuer le secrétariat courant
– Assurer le suivi avec les fournisseurs et les clients (commandes, devis, facturation relance des impayés…) en collaboration avec les Responsables administratif·ves
– Contrôler les notes de frais, préparer et numériser des factures d’achat, participer à l’archivage et à la préparation d’audit, sur demande
– Appuyer la vie associative : suivre les adhésions, suivre et préparer les réunions
statutaires, effectuer les comptes-rendus
– Aider à la production d’évènements et en assurer la coordination logistique (accueil
public, intervenant·es, hébergements, transport…)

Profil :

– Formation et expérience en gestion et administration
– Connaissance du secteur associatif et culturel et de son organisation
– Bases en comptabilité
– Connaissance des enjeux et du fonctionnement de la formation professionnelle
– La connaissance du référentiel qualité QUALIOPI est un plus
– Maîtrise du pack Office et des outils collaboratifs numériques (progiciel Digiforma, réseau social d’entreprises)
– Sensibilité aux enjeux de l’égalité des genres
– Rigueur et sens de l’organisation
– Sens de l’écoute et du dialogue
– Goût pour le travail en équipe et autonomie

Conditions :

Type de contrat : CDI temps plein
Durée du travail : 35 heures par semaine
Rémunération : 1907 € brut /mois (Groupe C, coefficient 280 CCN ECLAT) + Reprise ancienneté CCN + Avantages des structures (chèques déjeuner, primes)
Lieu d’activité : Toulouse
Prise de poste : Au plus tôt